Para se manter competitivo na cadeia de suprimentos, um Centro de Distribuição precisa lidar com dois pontos básicos: organização e velocidade.
Esses dois itens vão ser fundamentais quanto a ordem é deixar os clientes satisfeitos com entregas corretas e no prazo.
Para que isso seja possível em um CD, vamos abordar 10 dicas imprescindíveis para um planejamento adequado das tarefas no ambiente:
1 – Evite os acúmulos
Os acúmulos podem gerar impactos negativos no resultado financeiro de um CD, porque podem causar:
- Maior risco de misturas e extravio de produtos;
- Concentração de colaboradores em um mesmo ambiente, o que pode resultar em congestionamento de ruas e conversas paralelas que vão derrubar a produtividade no CD;
- Necessidade de controles de inventário e conferências repetitivas;
- O gargalo provocado pelo acúmulo pode gerar tempo improdutivo dos colaboradores.
Os acúmulos nos CDS precisam ser sanados, para identificá-los é possível criar estoques intermediários.
2- Minimize o manuseio
Quanto mais pessoas se envolvem na manipulação de um produto, mais chance há de as informações daquele produto se perderem porque provocam oportunidades para:
- Avarias;
- Extravios;
- Alocações erradas;
- Retrabalho;
- Falhas por fadigas.
Para que o excesso de manuseio não ocorra, é preciso integrar as tarefas necessárias.
Esse procedimento vai evitar o estoque intermediário e permitir a formação de uma equipe multifuncional, que vai garantir o mínimo de manipulação do produto.
3 – Possibilite menos deslocamentos
Os deslocamentos costumam representar mais de 30% do tempo de um separador de produtos ou pedidos.
Para evitar que os deslocamentos excessivos causem perda de tempo, é preciso:
- Posicionar os itens de forma estratégica, por exemplo, coloque mais à mão os produtos de movimentação rápida;
- Criar corredores e túneis;
- Investir em métodos de separação que se encaixem melhor no nicho de negócio: multipedidos, pedidos, lote ou onda.
Realizar esse layout correto, que vai permitir que os produtos também fiquem organizados de acordo com suas demandas, vai possibilitar uma economia preciosa de tempo.
4 – Entenda melhor a carteira de pedidos
Entre alguns métodos para reduzir os deslocamentos e garantir mais produtividade no CD, estão a setorização e criação de zonas de trabalho.
Essa setorização é viabilizada por meio do conceito de category management, que vai agrupar itens de produtos que têm afinidade entre si e incentivar e facilitar as compras. Podem ser itens de qualquer setor, como higiene e beleza, farmácia, cosméticos ou até alimentação e cozinha. Por exemplo, pó de café e filtro ou macarrão e molho de tomate.
As compras realizadas com o conceito de category management também garantem a diminuição do prazo médio de entrega de fornecedor.
5 – Promova engajamento dos colaboradores
Os colaboradores que mais conhecem o operacional dos CDs são os separadores, conferentes e operadores. São eles que estão mais integrados no local real de trabalho.
Para que eles se engajem no processo, realize reuniões diárias, grupos de trabalhos e sínteses mensais.
Pode ser interessante também a promoção de gerentes de linha de frente, que vão ter um maior entendimento das necessidades individuais de cada um dos colaboradores operacionais e os recursos de treinamentos necessários para o sucesso do CD.
Esses profissionais que são responsáveis por essa execução também podem ser envolvidos no trabalho do CD com indicadores de desempenho e participação nas decisões e mudanças de processos.
6 – Sistemas de informação devem ajudar e não definir
Embora a tecnologia digital possa eliminar suposições do gerenciamento de estoque e armazém e promover uma coleta de informações mais rápida e fácil, é importante realizar a análise do negócio e suas particularidades antes de adquirir os sistemas de informação. Nem todo ERP, WMS ou TMS estarão adaptados ao nicho de negócio do CD.
Para explicar melhor:
ERP: o Sistema Integrado de Gestão Empresarial vai interligar dados e processo de uma organização em uma única ferramenta.
WMS: o Sistema de Gerenciamento de Armazém é um software de gestão de estoques e pode ser uma parte importante da cadeia de suprimentos, fornecendo a rotação de estoques, diretivas de picking, consolidação automatizada de cross-docking, entre outros processos.
TMS: o Sistema de Gerenciamento de Transporte e Logística tem o objetivo de melhorar a produtividade e qualidade de todo o sistema de distribuição.
Então, para ajudar nas informações repassadas a esses sistemas, mantenha um banco de dados:
- Padronizado;
- Completo;
- Rigoroso;
- Com prazos estabelecidos;
- Consistente entre os diversos sistemas utilizados.
Essa análise do banco de dados será um início muito promissor para o sucesso de um projeto.
7 – Confira a produtividade de cada tarefa
Garantir a produtividade satisfatória de cada atividade também vai garantir uma boa produção. Não há dúvida que a medição de desempenho de um colaborador é fundamental para o sucesso de um Centro de Distribuição.
Mas fica difícil melhorar algo que não foi medido, por isso, neste ponto é que os KPIs (ou indicadores-chave de desempenho) vão indicar os pontos necessários e críticos, ou seja, é preciso conhecer as linhas de base.
Para conferir essa produtividade:
- Monitore os índices de hora em hora;
- Tome ações para evitar as quedas de produtividade;
- Escolha os indicadores adequados, que devem refletir as dificuldades de cada atividade realizada dentro do CD.
8 – É preciso ter uma maestro no CD
Assim como uma orquestra que precisa de um regente para indicar a nota certa e o instrumento que deve entrar em determinado ponto de uma música, o CD também precisa de um profissional que faça essa regência.
Essa orientação de movimentos vai permitir aumento da produtividade e redução da falta e produtos e estoque.
O maestro deve definir quando usar a Operação Empurrada (Push System) ou a Operação Puxada (Pull System). Entenda:
Operação Puxada: é um sistema no qual cada ciclo da fabricação puxa a etapa anterior. Por exemplo, abastecer apenas as caixas necessárias para as próximas horas de separação, ou seja, a ordem de produção vai sair a partir da demanda de clientes para então ser produzida.
Operação Empurrada: é um processo produtivo baseado em previsão de demanda. Por exemplo, abastecer todas as caixas necessárias para completar a carteira de pedidos inteira, independente do consumo do próximo processo.
A melhor orientação é sempre dar preferência para a operação puxada, porque vai necessitar de sistemas de controle simples e inventário mínimo. É mais dinâmica e vai reduzir ou até eliminar estoques.
Porém, a operação puxada tem também outras vantagens e desvantagens de acordo com o momento.
- Ondas grandes: fila de espera, acúmulos, baixa produtividade e menor acurácia de estoque.
- Ondas pequenas: permite maior flexibilização na priorização de tarefas.
9 – Faça previsões de demanda
Para entender melhor a previsibilidade do fluxo, é preciso buscar análises das demandas do nicho de negócio do CD de acordo com cada época do ano.
Para isso, é possível utilizar estimativas do setor comercial e histórico de vendas de períodos anteriores.
Com essas análises, será possível evitar perdas e desperdícios ou até mesmo a falta de estoques.
10 – Segurança é fundamental
Em um Centro de Distribuição é muito importante facilitar o trabalho dos colaboradores para reduzir as taxas de turnover e aumentar a produtividade.
Com mais segurança, todos ganham:
- Reduz a possibilidade de danos à integridade física e mental;
- Evita danos ao patrimônio da empresa;
- Gera ambiente saudável e produtivo.
