Perfis necessários à gestão de um Centro de Distribuição na atualidade

By 10 de abril de 2020Artigo Diagma

Perfis necessários à gestão de um Centro de Distribuição na atualidade

O número de funções essenciais dentro de todos os elos do segmento de Supply Chain é amplo. Na gestão de um centro de distribuição (um dos componentes da cadeia) isso não é diferente. Todos atores têm papéis e responsabilidades específicas a cumprir para que o armazém que estoca e distribui produtos siga funcionando sem impedimentos em suas operações diárias.

Para que seja assim, o planejamento cuidadoso e uma execução precisa são necessários para que as empresas operem de maneira eficaz, com capacidade de armazenamento adequada, processos robustos e eficientes e estoque suficiente, garantindo atendimento das demandas de seus clientes.

É como se fizessem parte de uma grande orquestra, no qual cada papel é como um músico, que precisa conhecer a música que vai tocar e os acordes que vai seguir.

Para tanto, dentro do segmento, vamos encontrar perfis como comandante, estrategista, empreendedor e consultor. Como todos são necessários, a chave é a coexistência harmônica entre eles. Porém, é evidente que os profissionais não são binários: múltiplos perfis coexistem no mesmo indivíduo, em proporções diferentes.

Dentro do centro de distribuição, áreas de condução operacional, como recebimento, movimentações internas, separação e expedição, pedem um gestor com “perfil comandante”. Por outro lado, áreas como inventário, planejamento operacional, serviço de atendimento ao cliente e qualidade são mais aderentes a um gestor com “perfil estrategista”. Já o empreendedor é o profissional com faro de negócios, que conhece o “end to end” da cadeia e se preocupa com a experiência de compra do cliente.

Enquanto o consultor é aquele profissional que possui uma visão externa e que está sempre atento à novas tendências e ferramentas que vão ajudar a função dos demais papéis dentro da cadeia.

Vamos conhecer as características de cada perfil:

Comandantes e os estrategistas

Centros de distribuição são ambientes complexos e dinâmicos, nos quais há o encontro dos três importantes fluxos da Supply Chain: o físico, o financeiro e o de informação. Para a gestão desses elementos, é necessária a coordenação de pessoas, sistemas, equipamentos de movimentação, fornecedores, clientes, prestadores de serviço, entre outros componentes.

A mistura de tantos ingredientes faz com que a gestão de CDs tenha um grande potencial para ser imprevisível e caótica. Felizmente esses desdobramentos não são tão comumente evidenciados no dia a dia de um depósito, devido à combinação de dois perfis bases que devem ser encontrados em todos os colaboradores de um armazém: os comandantes e os estrategistas.

Comandantes: os que apagam os incêndios

“Aqui matamos um leão a cada dia”, este é um jargão comumente citado por profissionais de logística. Com a interação de tantos atores e elementos, uma das certezas que se tem em um CD é que acontecerão imprevistos, também conhecidos como incêndios. Esses bombeiros serão aqui apelidados por comandantes.

Geralmente, os comandantes são aqueles que resolvem os problemas a qualquer custo. São peritos no processo que deve ser executado, sabem como lidar com seus colaboradores e, uma vez que percalços ocorrem, costumam ser os mais criativos para contorná-los.

Centros de distribuição foram geridos predominantemente por esse perfil há décadas. Muitos deles originados por uma carreira de sucesso dentro do próprio depósito. E é inegável o quão essencial é a presença destes gestores de processo para o bom funcionamento da operação.

No entanto, a crescente geração de dados começou a fornecer recursos de extrema valia que permitem alavancar a performance daqueles que imaginaram já ter alcançado o seu plateau de desempenho. A manipulação destes dados é um dos atributos dos estrategistas.

 

Perfis necessários à gestão de um Centro de Distribuição na atualidade

Estrategistas: os que evitam incêndios e permitem o bom desempenho da orquestra

A tarefa de manipular a vasta massa de dados, gerada a cada linha de pedido e a cada “bip” do coletor de radiofrequência, não é trivial. Entender as bases, saber quais informações extrair, identificar gargalos a partir de números e como transformá-los em planos de ação são algumas das incumbências dos estrategistas.

São analíticos, críticos, dominam os sistemas de informação e, assim como os comandantes, conhecem os processos do CD, sendo esta última característica erroneamente negligenciada por muitos do perfil.

Táticos sem profundidade processual, em sua maioria, tendem a ser taxados de idealistas e utópicos, já que devaneiam melhorias que jamais conseguirão sair do papel. Já os que compreendem os processos do CD, funcionam em parceria com os comandantes, facilitando e catalisando seu trabalho.

Dessa forma, enquanto os comandantes são os principais agentes na resolução dos “incêndios” no CD, os estrategistas buscam prever esses possíveis focos de incêndios para evitá-los.

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Novo perfil desejado: os empreendedores

No auge do just-in-time, os centros de distribuição foram considerados símbolo da ineficiência logística, por serem literalmente pontos de acúmulo de estoque. No entanto, a existência desses pulmões é crucial para absorver incertezas de demandas, evitar rupturas de estoque, permitir prazos mais agressivos e, inclusive, aumentar a oferta de serviços.

Em outras palavras, CDs deixaram de ser indesejados e tornaram-se vantagem competitiva. É comum observar atualmente armazéns que criam kits, personalizam os produtos para o cliente final, inserem alarmes específicos utilizados em um varejo, entre outras coisas.

Neste contexto, no qual o CD está inserido em uma cadeia que precisa oferecer uma experiência de compra inovadora sem atritos para o cliente, surge um novo perfil desejado: os empreendedores.

Enquanto os comandantes e estrategistas buscam fazer mais com menos, os empreendedores pensam não apenas nos processos dentro do CD, mas possuem também um olhar ampliado sobre toda a experiência de compra do consumidor e identificam como o armazém pode impactá-la positivamente. Os empreendedores devem conhecer os sistemas e suas limitações, ter uma visão apurada de negócio e gestão de P&L, ser inovador e adaptativo.

Perfis necessários à gestão de um Centro de Distribuição na atualidade

Consultor

Não há um molde específico que enquadre o perfil de um consultor de Supply Chain. Nem mesmo nas especialidades dentro dos recortes da cadeia de suprimentos, como é o caso de um consultor especialista em operação e gestão de um centro de distribuição. Contudo, há 3 características base que devem estar no DNA desse profissional: a curiosidade, a didática e a sensibilidade.

A Supply Chain está sempre se reinventando: novas buzz words surgem a cada dia e substituem as anteriores. É importante que o consultor esteja sempre curioso e por dentro das novas tendências, sabendo como aplicá-las e discerni-las entre o que é factível e o que é modismo.

Dentro do ambiente de um centro de distribuição isso também é verdade. Novas tendências são muitas vezes potencializadas pelo desenvolvimento de novas tecnologias, como novos sistemas (novas funcionalidades), novos equipamentos de movimentação, formas inusitadas e eficientes de realizar picking de produtos, entre outros. Mas talvez o que seja a vanguarda para armazém pode não ser pertinente a um contexto de negócio específico.

Perfis necessários à gestão de um Centro de Distribuição na atualidade

Além disso, o consultor vai se relacionar no seu dia a dia com profissionais da Supply Chain muitas vezes mais experientes que ele mesmo. Profissionais, esses, que são tanto da organização do centro de distribuição, quanto da organização de equipes da Supply adjacentes ao CD. As boas recomendações residem no cruzamento entre a vivência operacional do cliente e a visão externa do consultor.

Saber expor essa perspectiva é outro atributo importante para o consultor. A falta de didática e clareza na comunicação faz com que boas ideias sejam descredibilizadas ou até mesmo perdidas. De maneira geral, esse profissional deve ter a curiosidade para o aprendizado constante, a perspicácia para saber definir a recomendação mais adequada e a pertinência para disseminá-la.

A última, mas não menos importante, é a sensibilidade. Essa não é uma característica exclusiva do consultor, mas algo que no geral qualquer profissional da Supply Chain deve ter, inclusive da organização de um CD. Grande parte das problemáticas nesta área não podem ser consideradas como “preto no branco”, pois terão uma relação de trade-off onde a solução mais adequada é aquela cujos benefícios superam os transtornos que ela acarreta.

A capacidade de visualizar antecipadamente os prós e contras que as modificações no armazém (e no próprio CD como um todo) incorrerão em outros elos da cadeia, para fazer o julgamento de equilíbrio, é requisito de um consultor na Supply Chain especialista em operação e gestão de um Centro de Distribuição.

Conclusão

A melhoria contínua de um centro de distribuição ocorre na relação harmônica entre estes perfis, que se desafiam constantemente mas que, juntos, apagam e evitam incêndios diariamente, mantendo o ritmo correto da orquestra e buscando entregar a melhor experiência ao seu cliente final por meio do desenho mais adequado, tanto do Centro de Distribuição em sua totalidade, como dos elos complexos da Supply Chain.

No período delicado pelo qual estamos passando, a necessidade por essa sinergia se torna ainda mais evidente. Operações mais robustas possuem como rotina o mapeamento de riscos e a construção de planos de contingência e de anti-desastres, geralmente encabeçado pelos estrategistas.

Nas operações onde o risco não havia sido identificado, os comandantes estão atuando como os grandes protagonistas, buscando diariamente entregar, mesmo frente a uma situação jamais presenciada. Por fim, os empreendedores estão com a missão de adaptar os serviços prestados pelo Centro de Distribuição conforme às últimas exigências e detectar as oportunidades geradas pela crise.

Com ou sem pandemia, a relação entre os atores deve ser estreita e transparente, visto que existe uma clara relação de dependência entre eles e a operação para o bom funcionamento do CD.

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